1 目的

明確訂單管理采購員的職能范圍、勝任能力的要求、工作原則、工作職責(zé)、以及每項(xiàng)職責(zé)的具體工作內(nèi)容、工作隸屬關(guān)系、本崗位的權(quán)限、職業(yè)操守要求、本崗位績效考核的內(nèi)容、方法和頻率、以及本崗位所應(yīng)遵循或參考的指導(dǎo)性文件目錄、本崗位所應(yīng)填報(bào)的工作表格目錄。 

2 適用范圍

適用于從事公司采購訂單管理的所有采購人員。 

3 說明

3.1 員工崗位說明書分為兩個文件。《員工崗位要求及待遇說明書》和《員工崗位職責(zé)說明書》

3.2 《員工崗位要求及待遇說明書》由人事部負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬保密文件。主要內(nèi)容包括

3.2.1 員工任職要求

3.2.2 工資級別

3.2.3 薪酬待遇

3.3 《員工崗位職責(zé)說明書》由當(dāng)事部門負(fù)責(zé)制定。該文件在公司內(nèi)部屬于公開文件。任何人員都可以憑此文件了解當(dāng)事員工的工作職責(zé)、具體工作內(nèi)容和權(quán)限 

4 本崗位的職能范圍

訂單管理采購員負(fù)責(zé)采購訂單的制定、下達(dá)和跟蹤。會同相關(guān)部門做好采購物品的接收、結(jié)款和供應(yīng)商表現(xiàn)的評估工作 

5 本崗位勝任能力的要求

5.1 在采購物品的專業(yè)知識方面，采購員應(yīng)比供應(yīng)商的營銷人員更專業(yè)

5.2 能熟練運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來獲取所需要的各種信息資料和行情

5.3 了解和掌握一定的財(cái)務(wù)知識，以便與財(cái)務(wù)部門更好的配合工作

5.4 了解和掌握有關(guān)合同的法律知識，減少合同的糾紛

5.5 具有良好的溝通能力和技巧 

6 具體職責(zé)及工作內(nèi)容

6.1 職責(zé)一：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部門提出的采購要求，制定采購訂單。工作內(nèi)容包括：

6.1.1 是給一家供，還是幾家供？

6.1.2 與既定供貨的供應(yīng)商協(xié)商具體的數(shù)量要求、時間要求、地點(diǎn)要求等

6.1.3 按照公司現(xiàn)有的采購訂單的標(biāo)準(zhǔn)版本，填寫給每家供應(yīng)商的采購訂單

6.2 職責(zé)二：向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。并確保供應(yīng)商及時收到。

6.3 職責(zé)三：采購訂單的風(fēng)險(xiǎn)評估。工作內(nèi)容包括：

6.3.1 事先預(yù)估采購訂單出現(xiàn)問題的各種產(chǎn)生原因

6.3.2 對所預(yù)估的各個原因進(jìn)行排序性分析

6.3.3 對于所預(yù)估的各種原因，要準(zhǔn)備好一旦發(fā)生的解決預(yù)案。并填報(bào)《采購訂單風(fēng)險(xiǎn)評估表》

6.4 職責(zé)四：采購訂單的跟蹤管理。工作內(nèi)容包括：

6.4.1 按時交貨的跟蹤

6.4.2 按量交貨的跟蹤

6.4.3 按質(zhì)交貨的跟蹤

6.5 職責(zé)五：協(xié)助相關(guān)部門做好采購物品的收貨工作。工作內(nèi)容包括

6.5.1 將采購訂單的編號、數(shù)量和預(yù)計(jì)到倉時間，提前半天通知倉庫。

6.5.2 如果驗(yàn)收不合格，需要退貨時，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，實(shí)施具體的退貨工作

6.6 職責(zé)六：采購訂單發(fā)生變故的應(yīng)急解決和善后。工作內(nèi)容包括：

6.6.1 采購訂單一旦出現(xiàn)時間、質(zhì)量或數(shù)量等的問題，如何應(yīng)急解決

6.6.2 如何追究供應(yīng)商的責(zé)任

6.7 職責(zé)七：供應(yīng)商貨款的結(jié)算。具體工作包括：

6.7.1 所有相關(guān)票據(jù)的收集和核實(shí)

6.7.2 提前1－3個月，向財(cái)務(wù)部提交供應(yīng)商付款計(jì)劃

6.7.3 按照公司制度，辦理供應(yīng)商貨款的請款手續(xù)，并按時向供應(yīng)商支付

6.8 職責(zé)八：雙方糾紛的妥善解決

6.9 職責(zé)九：會同其他部門，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期的評估。工作內(nèi)容包括：

6.9.1 每個來月的上旬，向倉庫和品管部收集供應(yīng)商上月所有訂單的驗(yàn)收紀(jì)錄。填報(bào)《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》。

6.9.2 對于表現(xiàn)考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)通知供應(yīng)商和公司內(nèi)相關(guān)部門，實(shí)施相應(yīng)的懲罰措施。

6.10 職責(zé)十：供應(yīng)商年終考評。工作內(nèi)容包括：

6.10.1 統(tǒng)計(jì)本年度供應(yīng)商的各具體表現(xiàn)參數(shù)。

6.10.2 收集公司各相關(guān)部門對該供應(yīng)商的獨(dú)立評估結(jié)果。填報(bào)《供應(yīng)商年度綜合評估表》

6.10.3 與供應(yīng)市場同行相比較，對供應(yīng)商進(jìn)行強(qiáng)弱項(xiàng)的分析，并填報(bào)《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》。提出來年的改進(jìn)計(jì)劃。

6.11 職責(zé)十一：建立何維護(hù)合格供應(yīng)商電子檔案庫。按時填報(bào)《合格供應(yīng)商檔案庫》

6.12 職責(zé)十二：定期征求供應(yīng)商對我方各相關(guān)部門的改進(jìn)建議。 

7 工作隸屬關(guān)系

8 崗位權(quán)限

8.1 有權(quán)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單

8.2 不得與未經(jīng)評估或評估不合格的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單

8.3 有權(quán)向表現(xiàn)不良的供應(yīng)商提出整改要求 

9 職業(yè)操守要求

9.1 在與供應(yīng)商的交易過程中，不得有不道德的或危害性的行為，甚至違法的行為。

9.2 堅(jiān)持以公司的利益為首要選擇。

9.3 避免從事個人利益和公司利益之間產(chǎn)生沖突的私人業(yè)務(wù)或者職業(yè)活動

9.4 不得要求或接受來自現(xiàn)在或者潛在的供應(yīng)商的金錢、禮物、娛樂、恩惠或者服務(wù)。

9.5 保護(hù)公司及供應(yīng)商的相關(guān)機(jī)密

9.6 以公平、禮貌、客觀的心態(tài)與供應(yīng)商相處 

10 績效考核項(xiàng)目

10.1 工作態(tài)度

10.1.1 認(rèn)真執(zhí)行公司各部門制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。有無違紀(jì)違規(guī)行為

10.1.2 工作責(zé)任心要強(qiáng)。有無發(fā)生責(zé)任性的錯誤或失誤

10.2 工作業(yè)績

10.2.1 與其同行相比較，供應(yīng)商的供應(yīng)期處于什么水平

10.2.2 供應(yīng)商的質(zhì)量、按時率以及服務(wù)態(tài)度的表現(xiàn)

10.2.3 供應(yīng)商表現(xiàn)的評估是否正確和有效 

11 如何進(jìn)行績效考核

11.1 采購訂單管理的月度表現(xiàn)。填報(bào)《跟單采購員月度績效考核表》

11.2 采購訂單管理的年度表現(xiàn)。填報(bào)《采購人員年度績效評估表》 

12 相關(guān)的指導(dǎo)性文件

12.1 《公司采購管理總則》

12.2 《原材料采購管理的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程》

12.3 《如何做好采購訂單管理作業(yè)指導(dǎo)書》

12.4 《如何進(jìn)行供應(yīng)商表現(xiàn)的評估作業(yè)指導(dǎo)書》

12.5 《如何實(shí)施采購人員績效考核作業(yè)指導(dǎo)書》 

13 工作表格

13.1 《采購訂單跟蹤表》

13.2 《采購訂單風(fēng)險(xiǎn)評估表》

13.3 《供應(yīng)商表現(xiàn)考核表》

13.4 《供應(yīng)商強(qiáng)弱項(xiàng)分析表》

13.5 《供應(yīng)商年度綜合評估表》

13.6 《新供應(yīng)商審批及合格供應(yīng)商檔案庫》

13.7 《跟單采購員月度績效考核表》

13.8 《采購人員年度績效評估表》